Bei einer Bewerbung per E-Mail ist ein gut lesbares PDF meist die einfachste Wahl. In einem Bewerbungsportal gelten die angezeigten Vorgaben; Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse laden Sie dort häufig einzeln hoch.
2023 boten 99 Prozent der in einer Bitkom-Befragung erfassten Unternehmen Bewerbungen per E-Mail an. Die Befragung zeigt nicht, welchen Weg die Unternehmen bevorzugten. Viele nahmen auch Bewerbungen auf Papier oder über ein Online-Portal an.
Dateigröße und Scanqualität
Prüfen Sie zuerst die Stellenanzeige und die Hinweise des Portals. Dort stehen die verbindlichen Grenzen für Dateigröße und Format. Fehlt eine Angabe, sind insgesamt 2 bis 3 MB eine vorsichtige Orientierung. Die Bundesagentur für Arbeit nennt für E-Mail-Bewerbungen auch 5 MB als Obergrenze. Eine einheitliche Grenze für alle Arbeitgeber gibt es daher nicht.
Große Dateien entstehen oft durch hoch aufgelöste Scans oder eingefügte Fotos; laut Bundesagentur für Arbeit reichen für die meisten Bewerbungsunterlagen 300 dpi, also 300 Bildpunkte pro Zoll. Scannen Sie Zeugnisse möglichst in Schwarz-Weiß, wenn dadurch keine wichtigen Inhalte verloren gehen. Verkleinern Sie die Datei anschließend nur so weit, dass Text, Stempel und Unterschriften weiterhin gut lesbar sind.
Bewerbungsunterlagen als PDF bündeln
Bei einer Bewerbung per E-Mail fassen Sie die Unterlagen in der Regel zu einem PDF zusammen. So muss die Personalabteilung nicht mehrere Anhänge öffnen und sortieren. Beginnen Sie mit dem Anschreiben. Danach folgen der Lebenslauf, Zeugnisse und weitere Nachweise. Achten Sie darauf, dass keine Seiten fehlen und die Ausrichtung stimmt.
Für Bewerbungsportale gilt diese Empfehlung nicht automatisch. Viele Portale sehen einzelne Upload-Felder für Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse vor. Folgen Sie dort den jeweiligen Hinweisen, statt alle Dokumente in eine Datei zu packen.
Geben Sie dem PDF einen Namen, der sich leicht zuordnen lässt, zum Beispiel Bewerbung_Vorname_Nachname_Stellenbezeichnung.pdf. Ein klarer Dateiname erleichtert die Ablage.
Eine eingescannte handschriftliche Unterschrift können Sie in Anschreiben oder Lebenslauf einfügen, wenn Sie die Dokumente unterschreiben möchten. Sie ist bei einer digitalen Bewerbung nicht grundsätzlich erforderlich. Entscheidend sind die Vorgaben des Arbeitgebers.
E-Mail kurz und persönlich halten
Wenn das Anschreiben im PDF steht, müssen Sie den vollständigen Text nicht zusätzlich in die E-Mail kopieren. Schreiben Sie eine kurze Begleitmail mit höflicher Anrede, der genauen Stellenbezeichnung und einem Hinweis auf den Anhang. Nennen Sie bei Bedarf auch die Kennziffer aus der Anzeige. Eine leere Nachricht oder ein bloßes „Anbei meine Bewerbung“ wirkt dagegen wenig persönlich.
Betreff: Bewerbung als [Stellenbezeichnung], Kennziffer [Kennziffer]
Sehr geehrte Frau [Nachname],
hiermit bewerbe ich mich auf die ausgeschriebene Stelle als [Stellenbezeichnung]. Meine Bewerbungsunterlagen finden Sie im Anhang. Über die Gelegenheit zu einem persönlichen Gespräch freue ich mich.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Wenn die Anzeige ausdrücklich ein Anschreiben im E-Mail-Text verlangt, halten Sie sich daran. Verwenden Sie eine seriöse Absenderadresse und prüfen Sie vor dem Versand, ob der Betreff zur Stelle passt.
Angaben im Bewerbungsportal vorbereiten
Im Bewerbungsportal füllen Sie Felder aus und laden Dokumente hoch. Schreiben Sie längere Texte wie das Anschreiben zunächst in einem eigenen Dokument. Dann können Sie sie in die vorgesehenen Felder übertragen, ohne den Text bei einer Unterbrechung neu verfassen zu müssen.
Füllen Sie Pflichtfelder aus und beachten Sie die Zeichenbegrenzungen. Bei optionalen Feldern richten Sie sich nach ihrem Zweck und den Hinweisen des Portals. Speichern Sie Zwischenstände, wenn das Portal diese Möglichkeit bietet. Nicht jedes leere Feld führt automatisch zur Ablehnung.
PDF und E-Mail vor dem Versand prüfen
Öffnen Sie das fertige PDF und kontrollieren Sie jede Seite. Prüfen Sie besonders, ob die Scans lesbar sind. Achten Sie außerdem darauf, dass keine Seiten abgeschnitten sind und die Dokumente in der richtigen Reihenfolge stehen. Bei wichtigen Unterlagen hilft ein Testausdruck, um Schriftgröße und Scanqualität zu beurteilen.
Senden Sie sich die E-Mail mit Anhang zunächst selbst. Öffnen Sie die Datei aus der empfangenen Nachricht und kontrollieren Sie noch einmal Dateigröße, Dateiname und Inhalt. So fällt auch auf, wenn der Anhang fehlt oder sich nicht öffnen lässt.