Das Anschreiben entscheidet, ob die Personalabteilung Ihre Bewerbung überhaupt liest. Es muss zeigen, dass Sie mit Ihren Qualifikationen und Erfahrungen zur Stelle passen.
Unterschied zum Motivationsschreiben
Das Anschreiben ist nicht dasselbe wie ein Motivationsschreiben, auch wenn beide Begriffe oft verwechselt werden. Das Anschreiben steht in der Bewerbungsmappe an erster Stelle, direkt vor dem Lebenslauf. Es fasst Ihre wichtigsten Qualifikationen zusammen und stellt den Bezug zur konkreten Stelle her. Das Motivationsschreiben steht an dritter Stelle, hinter dem Lebenslauf. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, persönliche Beweggründe darzulegen, die nichts mit Fachkenntnissen zu tun haben. Wenn Sie sich also auf eine Stelle bewerben, reichen Sie in der Regel ein Anschreiben ein. Ein Motivationsschreiben verlangen Arbeitgeber meist nur dann, wenn sie ausdrücklich danach fragen, etwa bei Stipendien oder bestimmten Studiengängen.
Aufbau des Anschreibens
Ein Anschreiben hat eine klare Struktur, die Personalverantwortliche schnell erfassen. Beginnen Sie mit Ihrem Absender und den Kontaktdaten des Unternehmens, gefolgt von Ort und Datum. Danach kommt die Betreffzeile, die die Stelle benennt, auf die Sie sich bewerben. Ein Beispiel: „Bewerbung als Projektmanagerin im Bereich Logistik". Die Betreffzeile sollte exakt der Stellenausschreibung entsprechen, damit die Zuordnung sofort gelingt.
Der eigentliche Text gliedert sich in drei Teile: Einleitung, Hauptteil und Schluss. Eine gute Faustregel ist, das Anschreiben auf eine Seite zu begrenzen und in drei bis fünf Absätze zu gliedern. Zu lange Schreiben verlieren an Wirkung, zu kurze wirken lieblos. Wenn Sie unsicher sind, wie viel Sie schreiben sollen, orientieren Sie sich an der Stellenausschreibung und heben Sie die Punkte hervor, die dort ausdrücklich genannt werden.
Der Einstieg
Die Einleitung entscheidet, ob die Personalabteilung weiterliest. Erklären Sie hier, warum Sie die Stelle möchten und warum Ihre Persönlichkeit und Ihre Fachkenntnisse zur Position passen. Vermeiden Sie Floskeln wie „Hiermit bewerbe ich mich um die Stelle als…" oder „Ich habe Ihre Anzeige in der Zeitung gelesen". Diese Sätze sind nicht falsch, aber sie verbrauchen wertvollen Platz, ohne etwas über Sie zu sagen.
Besser ist ein konkreter Einstieg, der einen Bezug zum Unternehmen herstellt. Sie können zum Beispiel auf ein Produkt, ein Projekt oder eine aktuelle Entwicklung des Unternehmens eingehen. Ein Satz wie „Die Entwicklung Ihrer neuen Softwarelösung für den Mittelstand hat mich auf die ausgeschriebene Stelle aufmerksam gemacht" zeigt, dass Sie sich mit dem Unternehmen beschäftigt haben. Danach nennen Sie kurz, wer Sie sind und was Sie auszeichnet, etwa: „Als Systemadministrator mit fünf Jahren Erfahrung in der Betreuung von mittelständischen Netzwerken bringe ich genau die Kenntnisse mit, die Sie für diese Position suchen."
Der Hauptteil: Qualifikationen und Erfahrungen überzeugend darstellen
Im Hauptteil geht es darum, Ihre Qualifikationen mit den Anforderungen der Stelle zu verknüpfen. Lesen Sie die Stellenausschreibung genau und übernehmen Sie die dort genannten Schlüsselbegriffe. Wenn das Unternehmen eine „selbstständige Arbeitsweise" sucht, dann beschreiben Sie eine Situation, in der Sie genau diese Eigenschaft unter Beweis gestellt haben. Ein Beispiel: „In meiner letzten Position habe ich das Projekt zur Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems eigenständig koordiniert und dabei die Schnittstellen zwischen Vertrieb und Lager neu organisiert."
Achten Sie darauf, nicht einfach Ihren Lebenslauf zu wiederholen. Das Anschreiben soll die wichtigsten Stationen in einen Zusammenhang stellen und erklären, warum diese Erfahrungen für die neue Stelle relevant sind. Konzentrieren Sie sich auf zwei oder drei Kernkompetenzen, die zur Stelle passen, und belegen Sie diese mit konkreten Ergebnissen. Zahlen helfen dabei, aber nur wenn sie stimmen. Wenn Sie den Umsatz einer Abteilung um zehn Prozent gesteigert haben, nennen Sie diese Zahl. Wenn Sie keine belastbaren Zahlen haben, beschreiben Sie die Aufgabe und das Ergebnis in Worten.
Der Schluss
Der Schluss hat zwei Aufgaben: Sie fassen kurz zusammen, warum Sie die richtige Person für die Stelle sind, und Sie signalisieren Bereitschaft für das Vorstellungsgespräch. Ein Satz wie „Gerne erläutere ich Ihnen meine Erfahrungen in einem persönlichen Gespräch" ist eine gute, unaufdringliche Formulierung. Sie können auch eine Einladung zum Gespräch aktiv anbieten: „Über die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch freue ich mich."
Vermeiden Sie im Schluss übertriebene Selbstbeweihräucherung. Sätze wie „Ich bin der ideale Kandidat für diese Position" wirken arrogant. Besser ist eine ruhige, selbstbewusste Zusammenfassung: „Meine Erfahrung in der Projektleitung und meine Freude an der Zusammenarbeit mit internationalen Teams machen mich zu einer guten Besetzung für diese Stelle." Danach folgt die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen" und Ihre Unterschrift.
Formulierungshilfen
Wenn Ihnen die passenden Formulierungen fehlen, helfen Ihnen diese Satzbausteine als Orientierung. Sie sollten sie nicht wortwörtlich übernehmen, sondern an Ihre Situation anpassen.
Für die Einleitung: „Die ausgeschriebene Position als [Stellenbezeichnung] hat mich sofort angesprochen, weil ich meine Erfahrung in [Bereich] gezielt einbringen möchte." Oder: „Ihr Unternehmen überzeugt mich durch [konkreter Aspekt], und ich möchte meine Kenntnisse in [Bereich] an dieser Stelle weiterentwickeln."
Für den Hauptteil: „In meiner bisherigen Tätigkeit bei [Firma] habe ich [Aufgabe] verantwortet und dabei [Ergebnis] erreicht." Oder: „Besonders gut beherrsche ich [Kompetenz], die ich in [Projekt/Situation] erfolgreich eingesetzt habe."
Für den Schluss: „Ich freue mich auf die Gelegenheit, Sie in einem persönlichen Gespräch von meiner Motivation zu überzeugen." Oder: „Gerne stehe ich Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung und freue mich auf Ihre Rückmeldung."
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Der häufigste Fehler ist die reine Wiederholung des Lebenslaufs. Personalverantwortliche lesen beide Dokumente und erwarten im Anschreiben eine Ergänzung, keine Kopie. Ein weiterer Fehler sind allgemeine Floskeln, die auf jede Bewerbung passen. Sätze wie „Ich bin ein teamfähiger und engagierter Mitarbeiter" sagen nichts über Sie aus, weil sie jeder schreiben kann. Ersetzen Sie solche Aussagen durch konkrete Beispiele.
Auch Tippfehler und falsche Anreden wirken nachlässig. Prüfen Sie den Namen des Ansprechpartners in der Stellenausschreibung und schreiben Sie ihn korrekt. Wenn kein Name genannt ist, recherchieren Sie im Impressum der Firmenwebsite oder rufen Sie kurz an. Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren" ist akzeptabel, aber eine persönliche Anrede wirkt deutlich besser. Lassen Sie das Anschreiben vor dem Absenden von einer zweiten Person Korrektur lesen, denn eigene Fehler übersieht man leicht.
Anschreiben per E-Mail
Bei einer E-Mail-Bewerbung haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können das Anschreiben als PDF-Datei anhängen oder in den Textkörper der E-Mail schreiben. Die gängigste und sicherste Variante ist, das Anschreiben zusammen mit Lebenslauf und Zeugnissen als eine PDF-Datei anzuhängen. So bleibt das Layout erhalten und die Unterlagen lassen sich auf allen Geräten gleich öffnen. Der Textkörper der E-Mail enthält dann nur eine kurze, formelle Nachricht mit Betreffzeile, Anrede und dem Hinweis auf die Anhänge.
Wenn die Stellenausschreibung ausdrücklich verlangt, das Anschreiben in die E-Mail zu schreiben, dann übernehmen Sie den vollständigen Text in den Textkörper und formatieren ihn mit Absätzen. Achten Sie darauf, dass die Formatierung in verschiedenen E-Mail-Programmen unterschiedlich aussehen kann. Einfache Absätze ohne Sonderzeichen sind am sichersten.